Flexibilitatea și scalabilitatea ca elemente definitorii în business
Sistemele ERP au devenit de ceva vreme un pilon de bază în strategia de digitalizare a companiilor de pe piața locală, mai ales în cazul celor din retail & FMCG, unde datele se modifică în timp real. TotalSoft, companie cu experiență de aproape trei decenii pe piața locală, este dezvoltatorul Charisma, una dintre cele mai complexe soluții de tip ERP dezvoltate în România. Alexandru Bâlea, Industry Solutions Team Leader, vorbește despre modul în care un astfel de sistem poate transforma un business. 
Care sunt principalele avantaje ale folosirii unui sistem de tip ERP pentru companiile din retail & FMCG?
La TotalSoft dezvoltăm o întreagă suită de aplicații, avem în primul rând Charisma ERP, care este soluția de bază; aceasta este aplicată sau implementată în mai multe industrii, atât pe plan național, cât și internațional. În jurul acestui ERP dezvoltăm și implementăm și soluții dedicate fiecărei industrii – spre exemplu, warehouse management system pentru distribuție sau modulul de POS pentru Charisma Retail. Practic, unul dintre cele mai mari avantaje ale Charisma ar fi faptul că e și customizabilă, dar și adaptabilă, prin posibilitatea de integrare a noi facilități. Pentru magazine și retaileri avem soluția Charisma Retail, care vine cu o serie de beneficii clare. În primul rând, retailerul o să redobândească controlul asupra activității lui pentru că își digitalizează operațiunile interne, care acum se fac în mare parte manual – de exemplu, un forecast de vânzări, un necesar de aprovizionare sau simplul monetar, chiar registrul de casă, în cazul unei companii mici. Mai mult, sistemul îi dă managerului zonal sau managerului de magazin posibilitatea să monitorizeze ce se întâmplă în business, prin diverși KPI specifici, precum vânzare medie zilnică, out of stock, suprastoc. Acesta are cumva la îndemână niște instrumente prin care să câștige controlul asupra activității.
Este o astfel de soluție indicată pentru o companie de dimensiune medie?
Indiferent de mărime sau industrie, un ERP ar trebui să te ajute, în primul rând, să-ți standardizezi procesele interne și modul de lucru, cu atât mai mult în cazul unei companii de dimensiune medie. În același timp, un ERP contribuie și la păstrarea know-how-ului operațional, având procese digitalizate și un mod de lucru unitar, pentru că interacțiunea între departamente se realizează în această platformă. În plus, un ERP te ajută să elimini redundanța informațiilor sau a datelor care circulă între departamente. Iar ERP-ul trebuie să fie o platformă cât mai flexibilă, dar scalabilă, adică peste care să poți să construiești și să dezvolți funcționalități noi. Businessul evoluează, businessul se schimbă, și o companie are mereu nevoie să dezvolte. Întâlnim foarte des companii care nu sunt la prima sau la a doua implementare, dar se îndreaptă către un nou ERP pentru că soluția curentă nu mai face față nevoilor. Acesta este un mare atu al nostru, faptul că putem să acoperim cât mai multe nevoi.
Cât de mult contează experiența dezvoltatorului în cazul unui astfel de sistem?
Soluția Charisma ERP este implementată în peste 30 de țări. A evoluat și a înglobat procese și funcționalități care sunt validate de piață pe toate verticalele în care noi am derulat proiecte. Un client sau o companie, indiferent dacă e la început de drum sau deja schimbă a doua oară un ERP, va beneficia de o gamă foarte mare de procese deja standardizate, respectiv funcționalități etalon pe care le are în aplicație pentru activitatea lui operațională, contabilă sau financiară. El va beneficia din start de tot acest know-how. Ne ajută în primul rând faptul că soluțiile sunt proprietatea noastră. Noi deținem Charisma ERP, Charisma Retail și toate soluțiile din suita Charisma. În plus, avem o echipă foarte mare de dezvoltare, de consultanți tehnici, programatori, care dezvoltă continuu acest produs, pentru nevoile punctuale din proiecte, să spunem nevoi specifice și customizări ale clienților, dar și respectând viziunea noastră asupra produsului. În momentul de față suntem peste 600 de angajați și cred că aproximativ jumătate dintre noi sunt programatori.
Cum se realizează mentenanța sistemului? Este nevoie de o divizie specializată în interiorul companiei sau este totul externalizat către TotalSoft?
Sunt mai multe componente în ceea ce privește suportul și mentenanța. În primul rând, orice proiect are nevoie de un prim nivel de suport pentru greșeli de operare sau informații suplimentare pe diverse fluxuri și procese. Depinde foarte mult și de anvergura proiectului sau de mărimea organizației, pentru că nu toate proiectele au aceeași complexitate. În plus, structura fiecărei companii diferă: poți să ai un singur administrator intern care se ocupă de acces în sistem, reguli, politici, întreținerea datelor, sau poți să ai roluri-cheie din organizație care au responsabilitatea administrării diferitelor segmente. Unii definesc prețul, alții se ocupă de produse, alții definesc roluri, drepturi, acces în sistem, securitate etc. Toți acești oameni reprezintă și primul nivel de suport care interacționează cu utilizatorii finali și îi ajută să depășească diverse blocaje în operare. TotalSoft oferă nivelul doi de suport și avem un departament dedicat pentru acest lucru. Vorbim de o echipă destul de mare de suport post-implementare care oferă suport tehnic și mentenanță pentru întregul sistem, asigură întreținerea la zi a sistemului, cu tot ce înseamnă modificări legislative, implementarea cerințelor legislative, corecții pentru diverse greșeli de operare sau a unor date eronate, inclusiv solicitări de noi dezvoltări sau modificări de funcționalități.
La ce costuri se poate ridica implementarea unui astfel de sistem?
Nu există un standard, costul putând să difere foarte mult, în funcție de complexitatea organizației sau volumul de procese. În toate proiectele, înainte de a face o ofertă, mergem la potențialii clienţi și facem o preanaliză, înțelegem procesele, vedem depozitele, vedem magazinele, înțelegem care sunt problemele lor, ne uităm în rapoartele financiare și contabile, ca să vedem zonele în care se pierd bani și unde putem să îi ajutăm. În urma acestui audit, se stabilește scopul sau obiectivul proiectului. În privinţa componentelor de cost, vorbim de partea de licențe pentru soluțiile pe care clientul le cumpără, inclusiv soluția de baze de date, apoi de numărul de utilizatori și integrarea diverselor sisteme terțe care trebuie să interacționeze cu soluția Charisma. Ceea ce este de fapt variabil este costul serviciilor de implementare, care se determină în baza auditului, respectiv analiza inițială, documentarea cerințelor specifice, dezvoltarea, customizarea sistemului, trainingul, migrarea datelor, asistența la go live și suportul post-go live până la prima închidere de lună, pentru că noi nu ne luăm mâna de pe proiect în primele două-trei zile. Toate aceste activități ne dau o plajă destul de variată de costuri. Aș spune însă că în momentul de față încercăm să ajungem și la companiile mici care n-au experiența unui sistem ERP sau care nu ar avea nevoie de foarte multe configurări specifice. De aceea, încercăm să construim o soluție de tip SaaS (software as a service – n.red.), care să fie ușor accesibilă, în baza unui abonament simplu lunar, și prin care să se beneficieze de un anumit număr de procese deja standardizate pe industria lor.
Ce așteptări aveți pentru anul acesta, din punctul de vedere al vânzărilor?
A fost o perioadă în care s-a simțit în piață o anumită reticență față de implementarea soluțiilor de tip ERP, dar ne-am concentrat pe dezvoltarea unor noi proiecte la clienți existenți. Începând din 2022, avem perspective destul de bune privind dezvoltarea portofoliului cu noi clienți, mai ales datorită fondurilor disponibile pentru digitalizare. Chiar dacă nu există niște norme clare de aplicare, fondurile contribuie la dezvoltarea unui context economic și legislativ favorabil. Dacă ne referim la produs, avem un roadmap foarte bun pentru că am lucrat îndeaproape cu niște clienți-cheie. Am încercat să înțelegem foarte bine obiectivele lor pe termen mediu și lung, astfel încât să pregătim soluțiile noastre pentru a susține planurile lor de creștere.
