Soluțiile de tip WMS, element esențial în eficientizarea depozitelor
Pe măsură ce industriile de transport și logistică devin tot mai digitalizate, iar zona de e-commerce presupune o accelerare a proceselor de livrare, soluțiile de tip warehouse management system (WMS) devin critice pentru buna funcționare a depozitelor. Care sunt însă indicatorii ce trebuie luați în calcul la implementarea unor astfel de sisteme și care sunt beneficiile aduse de acestea? 
La nivel local, companiile vor să beneficieze de soluții software personalizate, indiferent de sectorul în care activează, pentru a îndeplini, la rândul lor, nevoile clienților, explică Zemy Apfelbaum, Director Executiv al Wizrom Software. În ceea ce privește principalele beneficii aduse de implementarea unui sistem WMS, printre cele mai apreciate sunt acuratețea datelor, îmbunătățirea acordurilor privind nivelul serviciilor (SLA), reducerea costurilor de manipulare și depozitare, nivelul de control asupra transferurilor de marfă, un proces de inventariere foarte precis, într-un timp redus, dar și localizarea cu acuratețe a fiecărui articol în funcție de lot.
„De asemenea, nivelul de acuratețe aproape absolut (99%) în ceea ce privește politica de picking are ca și consecință pozitivă diminuarea drastică a numărului de retururi cu care se confruntă companiile”, explică el. În momentul în care o companie decide să achiziționeze și să implementeze un sistem de tip WMS, se recomandă respectarea unei serii de etape pentru ca un potențial client să beneficieze la maximum de un astfel de program, spune directorul executiv al Wizrom Software. „Pentru a ne asigura că baza de la care plecăm într-o nouă colaborare, claritatea în ceea ce privește procesele de business existente este crucială. În plus, este necesară evaluarea și ajustarea acestora astfel încât implementarea unui sistem WMS să fie cât mai eficientă și adaptată nevoilor specifice ale companiei care urmează să implementeze programul furnizat de noi. Pentru a discuta specific despre indicatorii care pot asigura un proces de implementare optim este necesar să discutăm aplicat, în funcție de industria în care un potențial client activează.” Potrivit lui Zemy Apfelbaum, soluțiile WMS oferite de Wizrom, Warehouse Expert și modulul WizPro WMS, se diferențiază, în primul rând, prin capabilitățile de personalizare la nivel macro – atât în ceea ce privește procesele de business, cât și la nivel micro – a modului în care sunt afișate câmpurile care trebuie completate și afișate pe terminalele mobile, transformându-le în programe de tip self-service. „Astfel, costurile sunt reduse din start, fiind eliminată nevoia unui programator care să se ocupe de instalarea soluției. Warehouse Expert este o soluție modulară și se adaptează în mod facil pe cerințele clienților. Dintre modulele pe care le include acest software menționez Warehouse, Transportation Management, Delivery Tracking, Lot Planning, WMS Suite etc. Soluția este concepută pentru a fi ușor de utilizat, sistemul având o interfață grafică prietenoasă, capacități puternice de interogare, posibilitatea vizualizării multiple de date, functionalități de securitate incorporate. Astfel, acesta oferă posibilitatea creării de reguli de business și reguli operaționale flexibile. În plus, acesta rulează independent, nefiind necesară o interfață cu o soluție ERP. În ceea ce privește modulul inclus în WizPro, soluția noastră ERP, acesta utilizează o bază de date comună, ceea ce duce la minimizarea posibilității apariției erorilor cauzate de redundanța datelor”.
Importanța etapei de analiză a proiectului
Edward Petrescu, Fondator Axes Software, spune că sunt multe beneficii pe care le constată în proiectele implementate de compania pe care o reprezintă. Printre acestea se numără eficientizarea resurselor umane și reducerea erorilor, eficientizarea spațiului de depozitare, reducerea timpilor de procesare a comenzilor de client, imagine clară a stocurilor, eliminarea pierderilor datorate expirării mărfurilor, generarea de documente de livrare corect și rapid, obținerea de indicatori de performață asupra activității în timp real. „Ca la implementarea oricărui tip de proiect, beneficiarul soluției trebuie să desemneze persoane responsabile intern de proiect: un manager de proiect și o persoană care să cunoască foarte bine toate fluxurile logistice din cadrul companiei. De multe ori, cele două roluri pot fi atribuite unei singure persoane. De asemenea, trebuie ținut cont de faptul că implementarea unei soluții WMS va aduce schimbări majore în logistică, iar acestea pot afecta și alte departamente cum ar fi vânzările sau achizițiile. O etapă foarte importantă în implementarea unui proiect este cea de analiză a fluxurilor: ce îmbunătățiri se pot aduce și cum se pot implementa acestea în noua aplicație WMS. Odată cu implementarea WMS-ului, rolurile persoanelor din cadrul depozitului vor fi mult mai clare, fără a crește schema de personal.” Edward Petrescu mai spune că expertiza echipei Axes Software este dată de numărul și diversitatea proiectelor deja implementate.
„Din punctul nostru de vedere, înțelegerea fluxurilor sau etapa de analiză este cea mai importantă etapă a unei implementări, la noi se materializează cu un document care se transformă în «Biblia» proiectului. Acest document poate fi folosit ulterior de client și pentru definirea noilor proceduri de lucru.” Un alt aspect extrem de important, adaugă el, este flexibilitatea aplicației. „Pentru că noi ne dorim să eficientizăm orice aspect al fluxurilor, trebuie să avem în spate o aplicație care să poată fi adaptată la aceste nevoi. Nu aș vrea să spun că facem orice în cadrul unui depozit, dar pot spune cu siguranță că nu am avut, la clienții noștri, vreo cerință de business care să nu poată fi implementată în aplicație. Pe de altă parte, în baza experienței pe care o avem, aplicația noastră xTrack WMS a fost construită având la bază principiul SDS (System Directed Solution) pentru a reduce cât mai mult decizia umană în fluxurile logistice. Practic, ne dorim ca personalul din depozit să primească toate sarcinile de lucru prin alocare automată de către sistem și să nu existe dispeceri care să coordoneze această activitate. Folosind aceste principii am ajuns la eficientizări semnificative ale muncii din depozit.”
WMS, componentă-cheie pentru companiile care operează depozite
Odată cu extinderea masivă a tehnologiei, s-a schimbat profilul piețelor atât în domeniul business to business și în domeniul business to consumer, potrivit lui Tiberiu Pfiszter, Product Manager BITSoftware. Comenzile trebuie livrate în timpi mai scurți, cu acuratețe cât mai mare și costuri cât mai mici. Totodată, portofoliul de produse s-a diversificat, fiecare business având de-a face cu un număr tot mai mare de produse. „Pe de altă parte, există cerințe speciale, cum ar fi trasabilitatea loturilor cerută de reglementările legale în domenii precum farmaceutic sau alimentar, sau trasabilitatea seriilor unice în vederea asigurării garanției la produse precum aparatele electronice sau piese auto.” În acest context, explică el, coordonarea activității într-un depozit presupune niște sarcini extrem de dificile, dacă nu chiar imposibile, fără asistența unui software specializat.
„Dacă în trecut un sistem WMS era o chestiune de optimizare a costurilor și/sau a proceselor, astăzi el reprezintă un element cheie pentru orice business care are unul sau mai multe depozite. Ca să facem o paralelă, în prezent, un WMS în depozit este echivalentul telefonului mobil în comunicații”, adaugă el. Care sunt însă indicatorii care trebuie urmăriți pentru a stabili funcționalitățile sistemului? Alina Răfoi, Digital Marketing BITSoftware, spune că aceștia se stabilesc de fiecare manager în parte, în funcție de verticala din care provine, în funcție de dificultățile pe care le experimentează și de obiectivele pe care și le propune. „Dar, în principal ar trebui să se urmărească nivelul de automatizare pe care sistemul îl aduce, ceea ce înseamnă reducerea timpului de operare pentru angajații din depozit, nivelul de control și de optimizare a stocurilor, viteza de procesare, colectare și livrare comenzi, integrarea cu sisteme și device-uri care aduc câștiguri importante de timp, acuratețe și de bani, îmbunătățirea productivității operatorilor.” Pentru a stabili cu exactitate costurile implementării soluției WMS este nevoie, cu siguranță, de o analiză de business specifică activității în sine, precum și a problemelor întâmpinate. „Pentru o exemplificare ce poate poziționa clientul într-un orizont de buget estimativ, costurile implementării unei soluții de management a depozitelor poate varia între 5.000 și 20.000 de euro. În cazul FluxVision WMS, soluția oferită de BITSoftware, trebuie să nu uităm că fiind o soluție în cloud pe bază de abonament variabil, costurile suplimentare cu licențierea sunt eliminate.” Tiberiu Pfiszter spune că există numeroși diferențiatori între FluxVision WMS și celelalte soluții existente pe piață, printre cele mai importante elemente fiind configurabilitatea. Mai exact, prin intermediul celor peste 100 de parametri funcționali editabili și a fluxurilor de lucru editabile, FluxVision poate fi setat direct de către client. „Este o caracteristică critică în special pentru operatorii logistici (3PL) care aduc în portofoliu noi clienți cu modalități noi de lucru, respectiv își deschid depozite noi și pot face aceste lucruri fără a fi necesare modificări în software - modificări care de obicei sunt foarte costisitoare.”
