Gestiunea produselor perisabile | Progresiv
In ciuda progresului logistic si al modernizarii actului comercial din ultimii ani, degradarea marfurilor perisabile ramane pentru retaileri, moderni si traditionali deopotriva, una dintre cele mai mare probleme. Am stat de vorba cu Ana Puscas, Manager Tax in cadrul companiei KPMG, despre modul in care poate fi minimizat impactul pierderilor si cum trebuie gestionate din punct de vedere contabil si fiscal produsele perisabile. 
Magazinul Progresiv: Care este definitia contabila a marfurilor perisabile?
Ana Puscas:Legislatia contabila nu include in mod specific o definitie a marfurilor perisabile. Indicatii in acest sens se gasesc in schimb in Hotararea 831/2004 pentru aprobarea Normelor privind limitele admisibile de perisabilitate la marfuri in procesul de comercializare („Hotararea 831/2004”). Aceasta definitie este strict aplicabila doar in scopul determinarii limitelor de deductibilitate pentru marfurile perisabile si include scazaminte care se produc in timpul unor faze ale procesului de comercializare precum transportul, depozitarea sau desfacerea. Aceste scazaminte trebuie sa fie determinate de procese naturale precum: uscarea, evaporarea, pulverizarea, racirea, inghetarea, topirea, oxidarea, descompunerea, scurgerea, imbibarea, ingrosarea, faramitarea, spargerea, fermentarea sau alte procese biofizice.
Hotararea 831/2004 include de asemenea anexe care specifica limitele maxime de perisabilitate, in functie de natura marfurilor si de modalitatea de ambalare. Un exemplu de produse clar incluse sunt legumele si fructele proaspete, una din categoriile de produse care din experienta noastra inregistreaza cele mai multe pierderi. Exista produse care nu sunt incluse in anexe – ciocolata sau smantana, ca sa dam doar cateva exemple. Intrucat lista a fost redactata acum 7 ani, consideram ca ar fi necesara actualizarea ei cu si cu alte categorii de produse. De asemenea, este important sa precizam anumite grupe de marfuri care nu sunt reglementate de Hotararea 831/2004, cum ar fi semintele sau plantele ornamentale. Societatile care comercializeaza astfel de produse inregistreaza pierderi semnificative prin degradarea stocurilor din cauze naturale. De exemplu, in anumite conditii de umiditate, semintele pot incolti prematur, devenind astfel improprii consumului sau procesului de productiei. In lipsa unor limite de deductibilitate expres incluse in Hotararea 831/2004, poate aparea necesitatea considerarii costului cu scoaterea lor din gestiune drept o cheltuiala integral nedeductibila la calculul impozitului pe profit.
M.P.: Toate perisabilitatile reprezinta o pierdere pentru comerciant? Care ar fi exceptiile de la regula?
A.P.: Cu siguranta, din punct de vedere contabil pierderile aferente produselor perisabile vor trebui inregistrate de comercianti ca fiind un cost, ele reprezentand o pierdere pentru acesta. Un alt impact negativ ar fi reprezentat de tratamentul fiscal al acestor pierderi. Spre exemplu, pentru un comerciant care nu aplica limitele de perisabilitate si nu documenteaza corespunzator pierderile, costurile fiscale suplimentare ar putea fi in jur de 40% din valoarea acestora (16% impozit pe profit datorita nedeductibilitatii cheltuielilor aferente plus 24% TVA care va trebui colectat de societate).
Legislatia fiscala include insa anumite prevederi care il pot ajuta pe comerciant sa limiteze impactul fiscal negativ. Printre acestea sunt limitele admise de perisabilitati, posibilitatea acordarii unor sponsorizari, realizarea unor compensari permise de legislatie, documentarea pierderilor pentru a elimina obligatia colectarii TVA si pentru a putea justifica deducerea cheltuielilor la calculul impozitului pe profit.
M.P.: Cum se inregistreaza perisabilitatile in contabilitate? Care sunt limitele admise de perisabilitate?
A.P.:Din punct de vedere contabil, inregistrarea pierderilor aferente produselor perisabile se va inregistra ca un cost, mai exact o cheltuiala cu scoaterea din gestiune a acestor produse. In general, din punct de vedere al impozitului pe profit, aceasta cheltuiala nu va fi deductibila. Exceptie fac cheltuielile aflate in limita admisa de perisabilitate, asa cum sunt ele detaliate in Hotararea 831/2004, dar si alte categorii de bunuri perisabile care se deterioreaza datorita unor cauze naturale si pot fi documentate corespunzator.
M.P.: Care sunt cele mai frecvente greseli ale comerciantilor in gestionarea perisabilitatilor?
A.P.: Ma voi limita aici strict la partea contabila si fiscala a gestionarii proceselor perisabile. Greselile frecvente includ:
- realizarea unor compensari care nu respecta legislatia in vigoare in ceea ce priveste procedurile de inventariere;
- existenta unor documente insuficiente pentru a justifica necolectarea TVA pentru pierderile identificate dar si pentru deducerea acestora la calculul impozitului pe profit. De aceea, comerciantii trebuie sa implementeze proceduri detaliate pentru realizarea documentelor justificative pentru sustinerea naturii pierderilor suferite;
- calculul eronat al limitelor de deductibilitate admise pentru perisabilitati (ex. aplicarea procentelor si la produse care nu se incadreaza in aceasta categorii, cum ar fi cele expirate). In acest sens, este necesara sa facem o diferentiere intre produsele perisabile si cele expirate, care nu se pot califica drept perisabilitati intrucat nu sunt determinate de procese naturale in sensul definitiei din Hotararea 831/200. Este recomandabila includerea in sistemul de gestiune interna a unui camp distinct, care sa indice clar cauzele deprecierii, de exemplu strivit sau uscat pentru legume si fructe; spart sau prezinta deficiente de ambalare pentru produsele non-animale). De asemenea, va trebui facuta o distinctie intre pierderile care reprezinta in fapt pierderi tehnologice (care vor fi deductibile in normele interne de consum ale comerciantului), cele rezultate din neglijenta, sustrageri, sau din alte cauze imputabile persoanelor responsabile. Nici in aceste cazuri nu se vor putea aplica limitele de deductibilitate admise pentru perisabilitati.
M.P.: Ce sfaturi puteti da pentru o mai buna gestionare a lipsurilor de inventar si a marfurilor perisabile?
A.P.:O evidenta clara a pierderilor, in functie de natura lipsurilor inregistrate, este primordiala. Acest lucru va permite reducerea impactului negativ privind impozitul pe profit si TVA, prin aplicarea corecta a limitelor de deductibilitate permise de lege pentru produsele perisabile si prin demonstrarea scoaterii din circuitul economic al produselor expirate pentru a justifica implicatiile favorabile din perspectiva TVA si impozit pe profit.
M.P.: Un comerciant poate dona produsele perisabile unor institutii sau ONG-uri? Ce prevederi fiscale sunt in acest sens?
A.P.:Strict din punct de vedere contabil, nu exista restrictii privind donatiile efectuate de comercianti sub forma produselor degradate. Totusi, comerciantii trebuie sa fie atenti din punctul de vedere al restrictiilor existente in legislatia sanitar-veterinara in acest sens. De exemplu, anumite produse de origine animala deteriorate, care potrivit reglementarilor juridice in domeniu nu mai pot fi destinate consumului uman, ar mai putea fi eligibile pentru sponsorizari realizate catre asociatii pentru protectia animalelor, rezervatii de animale sau chiar gradini zoologice.
As dori sa fac o diferentiere clara intre produsele perisabile donate si cele acordate in baza unui contract de sponsorizare. In functie de forma sub care acestea sunt scoase din gestiune, este posibila obtinerea unor avantaje fiscale. Mai exact, in ambele cazuri, costurile cu scoaterea din gestiune a produselor perisabile vor duce la inregistrarea unei cheltuieli care va fi considerata drept nedeductibila la calcului impozitului pe profit. Diferenta va aparea in cazul acelor produse acordare in cadrul unui contract de sponsorizare, care respecta prevederile din domeniu. In acest caz, comerciantii vor putea obtine un credit fiscal aferent produselor perisabile, care va reduce obligatiile acestuia din prisma impozitului pe profit.
Creditul fiscal va fi obtinut prin scaderea contravalorii sponsorizarii din impozitul pe profit datorat de comerciant. Exista anumite limite care vor trebui respectate, adica creditul fiscal este acordat in limita celei mai mici sume dintre 0,3% din cifra de afaceri si respectiv 20% din impozitul pe profit datorat.
Strict din punct de vedere fiscal, in cazul comerciantilor care intr-un anumit an nu inregistreaza profit fiscal, varianta sponsorizarii nu va aduce o optimizare a pierderilor aferente produselor perisabile din prisma impozitului pe profit. Astfel, comerciantii aflati in aceasta situatie vor trebui sa implementeze solutii alternative.
M.P.: Ce sanctiuni risca un comerciant daca nu respecta toate aceste prevederi legate de tratamentul fiscal al perisabilitatilor?
A.P.:In principiu, in legislatia specifica din domeniul produselor perisabile – ma refer aici strict la Hotararea 831/2004 – nu exista prevederi specifice prin care contribuabilii sa fie sanctionati pentru aplicarea incorecta a prevederilor acesteia. In acest caz specific, nu putem vorbi de existenta unei sectiuni distincte de contraventii pentru calculul incorect sau pentru reflectarea gresita a produselor perisabile. Scopul legii este de a ajuta comerciantii, prin reducerea impactului negativ din punctul de vedere al impozitului pe profit, respectiv al TVA, aferent pierderilor de inventar care reprezinta deja un cost pentru comerciant.
Pe de alta parte, aplicarea incorecta a prevederilor din Hotararea 831/2004 poate avea sanctiuni indirecte. In primul caz, aplicarea incorecta a prevederilor poate duce la neutilizarea unor potentiale oportunitati fiscale, aceasta ducand indirect la costuri fiscale prin nerecunoasterea deductibilitatii la calculul impozitului pe profit, respectiv la obligatia de a colecta TVA. In al doilea caz, prin aplicarea unui tratament fiscal incorect pentru pierderile aferente produselor perisabile, comerciantii risca contestarea acestuia de autoritatile fiscale in cadrul unor inspectii viitoare. Drept urmare, acestea vor putea stabili obligatii fiscale suplimentare din prisma impozitului pe profit si TVA, precum si dobanzi si penalitati de intarziere.
