Automatizarea proceselor, următorul pas în drumul către digitalizare
Orice tehnologie care poate aduce economii de timp sau de bani este la mare căutare de companii, iar automatizarea proceselor prin RPA – robot process automation – reușește să bifeze ambele capitole. Prin urmare, e doar o problemă de timp până ce tot mai mulți jucători vor apela la soluții dedicate în această zonă. Care sunt însă condițiile, dar și costurile pe care o organizație trebuie să le asigure? 
RPA automatizează procesele de zi cu zi care, cândva, necesitau acțiune umană, o mare parte din acestea fiind consumatoare de timp. Cu alte cuvinte, automatizarea proceselor nu este altceva decât instruirea unei mașini să execute sarcini manuale banale și repetitive. Dacă există un mod logic de a efectua o sarcină, un bot o va putea replica. Există câteva criterii fundamentale care trebuie luate în considerare pentru a stabili cum și în ce măsură tehnologia RPA poate fi utilă unei organizații. Primul lucru care trebuie verificat este dacă există procese care necesită ca oamenii să efectueze un volum mare de muncă repetitivă cu date.
„În industria de retail și FMCG eficienţa administrativă şi reducerea timpului asociat fluxurilor este chiar mai importantă decât în alte sectoare de activitate. Sectorul retail & FMCG este unul dintre cele mai active sectoare în materie de digitalizare, industrial făcând investiţii semnificative în implementarea de sisteme de management şi în integrarea lanţurilor de aprovizonare”, explică Péter Nagy-Imecs, CEO al Goodroid, companie clujeană specializată în serviciile integrate de analiză de procese şi automatizare robotizată.
RPA, tehnologie cu beneficii clare pentru companiile din retail & FMCG
Pe baza experienţei Goodroid, tehnologia RPA poate reprezenta următorul pas în automatizarea companiilor de retail și FMCG, prin soluţii unice, precum anexarea acelor furnizori cu care integrarea prin metode clasice (EDI sau API) nu este posibilă. Mai vorbim despre integrarea şi procesarea automată a informaţiilor care provin din documente (facturi clasice, avize, documente transport, certificate de calitate), automatizarea acelor procese interne, desfăşurate de regulă în sisteme ERP/contabilitate, care reprezintă fluxuri voluminoase (multe click-uri, procesări simple, dar voluminoase). „Dacă trendurile de digitalizare au vizat în primul rând integrarea datelor, dar uneori au creat un efort administrativ semnificativ pentru angajaţi, automatizarea vizează reducerea şi eficientizarea timpului petrecut de angajaţi cu muncă administrativă realizată la calculator”, spune Péter Nagy-Imecs.
Astfel, pentru automatizare, RPA reprezintă o tehnologie eficientă şi unică. Ce lucruri trebuie avute însă în vedere atunci când se dorește implementarea unui astfel de sistem? Care sunt indicatorii care trebuie urmăriți pentru a stabili funcționalitățile sistemului?
„Tehnologia RPA a înregistrat o accesiune globală accelerată tocmai datorită faptului că implementarea sa nu necesită intervenţii în sistemele informatice existente, putem adăuga astfel automatizări şi funcţionalităţi noi sistemelor informatice existente fără modificarea acestora. Acest avantaj se datorează faptului că roboţii RPA imită fluxurile administrative desfăşurate de oameni şi pot lucra pe interfaţa grafică a aplicaţiilor”, adaugă CEO-ul Goodroid.
Referitor la indicatorii şi condiţionalităţile cele mai importante, în RPA se caută procesele care întrunesc următoarele trăsături: să fie procese repetitive, să fie procese digitale (uneori datele sau informaţiile din proces nu sunt digitale, iar atunci fie se recurge la digitalizarea procesului în prealabil, fie la folosirea unor tehnologii de procesare a documentelor), să fie procese cu reguli clare, din care roboţii RPA pot lua decizii doar pe baza unor reguli clar stabilite, și să reprezinte o automatizare cu impact (în RPA se vizează în mod direct reducerea timpilor petrecuți cu taskuri administrative, astfel putându-se măsura timpul alocat unui proces/zi/om).
Soluții adaptate nevoilor clienților
În lumea RPA soluţiile de automatizare robotizată se mulează după procesele clienţilor, şi nu invers, spune Péter Nagy-Imecs. Prin urmare, nu există „sisteme predefinite”, ci mai degrabă pachete de servicii prin care furnizorii RPA dezvoltă şi implementează soluţii personalizate de automatizare pentru clienţi. El amintește de câteva elemente care diferențiază soluțiile Goodroid de altele disponibile pe piață.
„În primul rând, analiza de procese; dezvoltarea şi implementarea de RPA este precedată de o analiză de procese prin care analistul Goodroid identifică, alături de client, procesele care sunt cele mai potrivite pentru automatizare, efectuând astfel o standardizare/curăţare/digitalizare a procesului înainte de automatizare; în această activitate ne ajută experienţa de peste 10 ani de consultanţă în afaceri şi know-how-ul grupului de firme din care facem parte (grupul Goodwill Consulting). În al doilea rând, ofertarea se face pe bază de proiect și nu pe bază de tarif orar). Spre deosebire de marea majoritate a prestatorilor de servicii în IT şi RPA, datorită accentului şi calităţii analizelor de proces efectuate, ofertele noastre tehnice sunt cu tarife fixe per proces automatizat, costuri finale până la punerea în funcţiune a automatizării robotizate. Nu în ultimul rând, accesul la Fonduri Europene.
În exerciţiul financiar 2021 - 2027 Uniunea Europeană pune un accent deosebit pe folosirea tuturor instrumentelor financiare pentru obiectivul de digitalizare, iar astfel companiile româneşti pot beneficia de sprijin nerambursabil pentru investiţiile lor în materie de digitalizare - automatizare. Goodroid aparţine de grupul Goodwill Consulting, leader pe piaţa de fonduri europene, cu clienţi FMCG precum Vel Pitar, HEINEKEN sau Pakmaya.” CEO-ul Goodroid adaugă și faptul că organizația pe care o conduce are un puternic focus pe piaţa din Europa de Est şi România, având până în prezent peste 75 de procese RPA predate pe piața locală. Costurile automatizării RPA se împart în două categorii principale, explică Péter Nagy-Imecs, respectiv costuri operaționale și costuri de dezvoltare.
„Roboţii RPA funcționează de regulă pe laptopuri/calculatoare obişnuite, care trebuie să aibă o licenţă de RPA instalată (licenţe precum UiPath). Goodroid este partener certificat UiPath, iar pentru iniţiere pe drumul automatizării de regulă se poate începe cu o singură licenţă de robot, cu costul de 1.600 Euro/an. Pe de altă parte, costurile de dezvoltare şi implementare sunt direct legate de complexitatea procesului automatizat (lungimea procesului, numărul deciziilor de luat de robot, numărul aplicaţiilor automatizate), dar aceste costuri tot timpul trebuie să fie proporţionale cu câştigurile sau economiile care se pot realiza. De regulă, recuperarea investiţiei în procesele dezvoltate de noi este la 18 luni.”
Legat de digitalizarea companiilor de pe piața locală de retail & FMCG, Péter Nagy-Imecs spune că nivelul este superior celui mediu înregistrat de organizațiile din România, iar acest lucru creează un context favorabil pentru realizarea următorului pas către automatizare. „Existenţa unor sisteme informatice de tip ERP/CRM/urmărirea producţiei sau WMS bine integrate înseamnă existenţa unor procese digitale, clare şi regulate, care pot fi automatizate cu ajutorul roboţilor software RPA”, concluzionează el.
