Managementul relatiei cu furnizorii | Progresiv
Distribuitorii sunt ceea ce in termeni uzuali se numeste clasic „intermediari“. Privind retrospectiv, putem observa ca distribuitorii au avut intotdeauna tendinta ca, odata stabilite relatiile cu furnizorii, sa se focuseze pe managementul resurselor si pe reducerea costurilor proprii. Totusi, peisajului in schimbare al retailului impune o schimbare a unghiului de abordare si mutarea accentului pe relatia cu furnizorii.
Ce se schimba?
Romania a intrat si ea pe harta tarilor afectate de fenomenul globalizarii, unde schimbarea este frecventa si rapida. In acest context, pe principiul „actiune si reactiune“, iata cateva exemple de schimbari posibile si consecinte ale acestora, consecinte care ii afecteaza in mod direct pe distribuitori:
- Consolidarea clientilor – achizitii si fuziuni intre producatori de talie mondiala – care solicita apoi o si mai mare putere de negociere din partea partenerilor lor distribuitori, dar si o capacitate de penetrare mai mare la nivel regional si national. De asemnea, astfel de furnizori nu se vor sfii niciodata ca in momentul in care sistemul de distributie prin subdistribuitori nu mai da randament sa apeleze la companii specializate in servicii de logistica.
- O anume depersonalizare a comunicarii dintre reprezentantii verigilor din lantul de aprovizionare, incluzand aici si comunicarea dintre distribuitor si furnizor, care se poarta din ce in ce mai putin direct intre persoanele – factori de decizie.
- Perioadele mai putin productive, cum ar fi scaderea cererii unei anumite categorii de produse, importanta ca si pondere in rulajele lunare, sau aparitia unui concurent cu o oferta mai competitiva, se pot transforma in situatii foarte neplacute. In acest context, pierderea unui client mare este o situatie problematica, insa pierderea unui furnizor important, sau pur si simplu diminuarea performantelor cu produsele acestuia, poate fi catastrofala.
- Criza generalizata de pe piata fortei de munca si gradul mare de fluctuatie de personal, instabilitate care se resimte cel mai acut mai ales in cazul pierderilor la nivel de top management al companiei.
- Ridicarea stachetei de catre furnizori, care nu mai se rezuma la a solicita acoperire si volume, ci impun transferul unor responsabilitati in seama distribuitorilor, cum ar fi managementul stocului in timp real, serviciile de mercantizare sau activitatile de marketing specifice. Toate aceste activitati implica, in faza initiala, investitii si, ulterior, existenta unui capital suficient de puternic incat sa sustina sincopele din cash-flow.
Oricare dintre aceste variabile, odata introduse in ecuatie, poate afecta operatiunile distribuitorilor si duce chiar la disparitia efectiva din piata. Pe de alta parte, un management eficient al relatiei cu furnizorii poate sa deschida usa unor noi oportunitati.
Obiective concrete
Este foarte important pentru dumneavoastra, ca si distribuitori, sa stabiliti obiective clare pe unitati de timp realizabile. Pe lista dumneavoastra de obiective privind managementul relatiei cu furnizorii trebuie sa se regaseasca si urmatoarele aspecte:
- Sa detineti informatii actualizate despre aspecte cheie ale activitatii furnizorilor dumneavoastra, incluzand aici informatii precum solvabilitatea acestora, capacitatile lor, performantele si disponibilitatea lor de a oferi bugete pentru componenta „servicii pentru clienti“, modul in care va evalueaza compania dumneavoastra, informatii despre produsele lor, dar si despre piata in care activeaza acestia sau politicile privind relatia cu distribuitorii.
- Sa influentati politica furnizorilor la nivel de pret, de discounturi, de creditare, de configuratie a canalelor de distributie si, nu in ultimul rand, politica de exclusivitate.
- Sa oferiti furnizorilor, din proprie initiativa, un feedback pertinent cu privire la performantele lor si ale produselor lor din piata, la actiunile care afecteaza clientii dumneavoastra – comerciantii – si compania pe care o conduceti, trenduri din piata si idei noi de abordare a acesteia. Cu alte cuvinte, furnizorii trebuie sa constientizeze, cu ajutorul dumneavoastra, ca distribuitorii sunt ochii si urechile lor in piata.
- Sa investigati activitatile furnizorilor cu ale caror produse va aflati in directa competitie.
- Sa aveti intotdeauna un plan de rezerva in cazul in care ceva neprevazut se intampla cu unul dintre furnizorii cheie.
De unde pornim?
Un punct de plecare consta in stabilierea efectiva a intalnirii – care, de preferat, trebuie sa fie incadrata in ciclul primar de planificare a unui nou an –, iar aceasta intalnire trebuie sa fie la initiativa dumneavoastra, a managerilor de firme de distributie. Trebuie sa aveti un desfasurator mental clar al intalnirii, sa stabiliti concis punctele de discutie si sa aveti deja o evaluare a situatiei curente pana la momentul negocierilor.
Totusi, inainte de toate trebuie sa constientizati ca, oricat de greu ar fi de greu sa recunoastem asta, „furnizorii nu sunt egali“, iar ierarhia este data de obicei de procentele detinute de furnizor din cifra dumneavoastra de afaceri.Desi poate suna pragmatic, focusul dumneavoastra trebuie sa fie, inainte de toate, pe construirea unei bune relatii cu furnizorii de tip A, cei mai importanti. Acestia sunt acei furnizori care, daca ar disparea maine din portofoliul dumneavoastra, ar ameninta chiar existenta companiei. In practica, se pot observa distribuitori care au numai un furnizor de tip A, altii au mai multi. Ulterior, identificati furnizorii de tip B, care, desi reprezinta mult din cifra dumneavoastra de afaceri, nu reprezinta un risc major. Furnizorii care raman dupa aceasta triere, intra la categoria... „altii“.
Dupa stabilirea importantei fiecarui furnizor din portofoliul dumneavoastra, puteti trece la formularea propriilor obiective, luand exemplele prezentate anterior drept ghid. In concordanta cu obiectivele stabilite, dezvoltati un plan de actiune, cu activitati specifice, dead-line-uri pentru fiecare in parte, si, cel mai important, mecanisme de obtinere a feedback-ului, atat de la clienti, cat si de la furnizori.
Cum ne indeplinim obiectivele?
Cerinta de baza a oricarui parteneriat furnizor – distribuitor, din perspectiva primului dintre acestia, este „sa-si faca treaba“. Prin urmare, ceea ce va face cu adevarat atractivi si indispensabili in ochii furnizorilor rezida in capacitatea dumneavoastra de a excela in piata/regiunea in care activati. De asemenea, este important ca perceptia generala despre compania dumneavoastra, in randul furnizorilor de tip A, sa fie ca sunteti un distribuitor care isi face bine treaba.
Tineti cont ca aproape toti furnizorii au mecanisme proprii de evaluare a distribuitorilor, proceduri mai mult sau mai putin formale. Intre parametrii de evaluare luati in calcul de furnizori se regasesc si urmatoarele criterii: volumul de vanzari si rata de crestere, mixul de produse – identificarea produselor lor cel mai bine vandute prin respectivul distribuitor –, promptitudine in achitarea facturilor, cota de piata – tradusa prin gradul de penetrabilitate si cifra dezvoltata de distribuitor –, implicarea in programele propuse (ex. campaniile de promotii la nivel national), componenta de servicii, relatiile pe care le aveti cu reprezentantii marilor lanturi internationale din zona dumneavoastra etc.
Este foarte important sa intelegeti criteriile care stau la baza evaluarii pe care vi-o face orice furnizor, astfel incat sa veniti in intampinarea cerintelor acestora, dar si pentru ca sa anticipati „punctajul“ pe care o sa-l abtineti.
Cel mai simplu mod de a le intelege sistemul de evaluare este sa ii intrebati direct pe furnizorii dumneavoastra: „cum suntem perceputi de catre managementul companiei dumneavoastra?“; „care sunt lucrurile pe care le fac distribuitorii dumneavoastra de top si nu le regasiti la noi?“; „care sunt aspectele unde nu ne ridicam la asteptarile dumneavoastra?“ etc. La randul dumneavoastra, luati o pozitie fata de informatiile primite.
O strategie de comunicare deschisa la toate nivelurile, bazata pe principiile exprimate mai sus, nu este decat parte a unei politici de preventie, care va va ajuta sa evitati situatia in care furnizorii dumneavoastra decid sa va caute un substituitor care se pliaza mai bine pe viziunea lor de business.
