Logistică eficientă la PENNY: cum funcționează centrul logistic din Bacău
În spatele disponibilității produselor la raft se află un flux logistic complex, în care planificarea, tehnologia și coordonarea echipelor joacă un rol esențial. Deschis în 2017, Centrul Logistic PENNY din Bacău deservește în prezent 102 magazine și asigură aprovizionarea unei zone extinse din centrul și estul țării. Despre procesele care susțin activitatea de zi cu zi, gestionarea perioadelor cu volume ridicate și rolul oamenilor în buna funcționare a centrului logistic am discutat cu Iulian Craivan, Manager Centru Logistic PENNY Bacău. 
Iulian Craivan este parte din echipa PENNY încă de când s-a deschis depozitul din Bacău, timp în care a evoluat constant, de la o poziție la alta, ajungând ca în 2021 să preia coordonarea întregului centru logistic.
Centrul Logistic PENNY Bacău a fost deschis în 2017. Cum arată activitatea sa astăzi: ce zonă deservește, câte magazine aprovizionează, ce capacitate are și cât de mare este echipa?
Centrul Logistic PENNY Bacău a fost deschis în 2017, iar de atunci activitatea sa a crescut constant. Astăzi, deservim 102 magazine PENNY din regiunea Moldovei, precum și din județele Harghita, Covasna și Brașov. Depozitul are o suprafață de 28.000 de metri pătrați și o capacitate de aproximativ 22.000 de paleți, iar echipa noastră numără peste 200 de angajați.
Pentru cineva care nu a lucrat într-un depozit, cum ați descrie traseul unui produs, de la momentul în care ajunge în centrul logistic până când este livrat în magazin?
Traseul unui produs poate fi descris în șase etape principale: recepția mărfii, verificarea calității, depozitarea în zonele dedicate, pregătirea comenzilor, încărcarea și livrarea către magazine. Fiecare etapă este atent monitorizată, astfel încât produsele să ajungă la raft la timp și în cele mai bune condiții.
Cum planificați activitatea depozitului astfel încât magazinele să primească produsele potrivite, în cantitățile necesare și la timp?
Planificarea este una dintre cele mai importante componente ale activității noastre. Aceasta include organizarea resurselor umane, optimizarea rutelor de transport și dimensionarea corectă a volumelor de marfă, în special în perioadele de vârf.
În procesul de planificare, analizăm istoricul vânzărilor, dar luăm în calcul și factori externi, precum condițiile meteorologice sau variațiile sezoniere. De exemplu, valurile de caniculă pot influența cererea pentru anumite categorii de produse, iar noi trebuie să anticipăm aceste schimbări și să adaptăm volumele în consecință.
Care sunt procesele esențiale pentru funcționarea eficientă a centrului logistic și cum urmăriți dacă acestea se desfășoară conform planului?
Activitatea centrului logistic se bazează pe câteva procese-cheie: gestionarea stocurilor, pregătirea comenzilor, controlul calității și expediția mărfii. Urmărim performanța printr-un set clar definit de indicatori-cheie de performanță, care ne ajută să verificăm dacă activitatea se desfășoară conform planului.
La fel de importantă este însă echipa. Rezultatele sunt susținute de colegi responsabili, care înțeleg rolul fiecărei etape și contribuția acesteia la buna funcționare a întregului flux logistic.
Cum asigurați păstrarea calității și siguranței produselor pe parcursul depozitării și al pregătirii pentru livrare?
Depozitul dispune de zone de depozitare separate, cu regimuri de temperatură adaptate fiecărui tip de produs: de la minus 24 de grade Celsius pentru produsele congelate până la 6 grade Celsius pentru cele refrigerate.
Temperaturile sunt monitorizate prin intermediul unui sistem modern BMS - Building Management System -, iar lanțul frigorific este menținut neîntrerupt, din momentul recepției produselor și până la livrarea acestora către magazine.
Ce presupune coordonarea unui centru logistic și a unei echipe numeroase? Care sunt principalele responsabilități și provocări ale rolului dumneavoastră?
În rolul de manager al centrului logistic, responsabilitățile mele includ organizarea și coordonarea activității zilnice, planificarea resurselor umane și a volumelor de marfă, precum și respectarea standardelor de calitate și siguranță. Una dintre principalele provocări este gestionarea volumelor variabile, în paralel cu coordonarea unei echipe de peste 200 de persoane și respectarea termenelor de livrare.
Cum vă pregătiți pentru perioadele cu volume mai mari, precum sărbătorile, campaniile promoționale sau deschiderea unor magazine noi?
Perioadele cu volume ridicate fac parte din dinamica obișnuită a activității noastre. Chiar dacă volumele de marfă pot varia semnificativ, o planificare atentă, realizată din timp, ne ajută să anticipăm necesarul de resurse și să gestionăm eficient aceste creșteri. Pregătirea prealabilă este esențială pentru a menține continuitatea fluxurilor și pentru a ne asigura că magazinele primesc produsele necesare la timp.
Ce rol au tehnologia și digitalizarea în activitatea de zi cu zi și cum îi ajută acestea pe colegi să lucreze mai eficient?
Tehnologia joacă un rol esențial în creșterea productivității și a acurateței datelor. Folosim un sistem de management pentru gestionarea stocurilor și optimizarea proceselor de pregătire a comenzilor. Acesta contribuie la reducerea erorilor operaționale și la creșterea vitezei de procesare a comenzilor.
În acest fel, colegii se pot concentra asupra activităților care aduc cea mai mare valoare, iar întregul flux logistic devine mai predictibil și eficient.
Cum contribuie activitatea centrului logistic la disponibilitatea produselor la raft și, în final, la experiența clienților PENNY? Ce ați învățat din experiența de manager și ce sfat le-ați oferi colegilor care își doresc să se dezvolte profesional în logistică?
Rolul nostru este să ne asigurăm că produsul potrivit ajunge la locul potrivit, la momentul potrivit. Centrul logistic este însă doar o parte a unui ansamblu mai amplu, în care colaborăm îndeaproape cu echipele de Supply Chain, Achiziții și Vânzări. Doar prin coordonarea tuturor acestor componente putem contribui la disponibilitatea produselor la raft și, în final, la o experiență cât mai bună pentru clienții PENNY.
Experiența de manager m-a învățat că oamenii reprezintă cea mai importantă resursă în logistică. Am multe momente în care am fost alături de colegi și am creat amintiri frumoase, care rămân cu mine mereu. Spre exemplu, evenimentele de tip Family Day, în care îi avem pe copiii colegilor alături de noi la depozit, dar și alte inițiative pe care le organizăm intern pentru a ne petrece timpul împreună și să ne formăm mai bine ca echipă. Încerc să fiu aproape de fiecare dintre colegi și să îi sprijin, astfel încât să avem o atmosferă plăcută la locul de muncă și să ne facem activitatea cu plăcere. Colegilor care își doresc să se dezvolte profesional în acest domeniu le-aș recomanda să înțeleagă întregul flux, nu doar segmentul de care sunt direct responsabili, și să privească fiecare provocare zilnică drept o oportunitate de a descoperi mai bine cum funcționează sistemul în ansamblu.
*Articol susținut de PENNY România
